با سلام خدمت دوستان عزیز

پیرو بحث آسان سازی وب گردی!!! در این پست قصد آن را دارم که مجموعه مقالات مرتبط با "مدیریت زمان" را در اختیار دوستان قرار دهم. امیدوارم مورد استفاده شما قرار بگیرد. اگه خوب بود نظر بدید تا این کار رو  در سایر موضوعات( و البته در کنار انتشارات اختصاصی خودم) ادامه بدم. یاعلی


11 گام موثر برای شروع مدیریت زمان

آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهای‌تان داشتید؟ آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری بپردازید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟

مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت که فکر می‌کنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
اگر با دیدن تیتر چشم‌های‌تان برق زد خوشحال باشید. در ادامه 11 قانون طلایی مدیریت زمان را که برگرفته ازاین مقاله فوق‌العاده است با هم مرور خواهیم کرد.

 

یک/ باور داشته باشید مدیریت زمان یک افسانه است!
خوب این خیلی عنوان خوبی برای اولین قانون یک مقاله درباره مدیریت زمان نیست. اما شما که نمی‌خواهید خود را گول بزنید؟ برای شروع باید باور داشته باشید شما به هیچ عنوان نمی‌توانید مدیریت زمان داشته باشید!
در واقع یک روز فقط و فقط 24 ساعت است و این 24 ساعت هم خواه ناخواه می‌گذرد. شما به جای تلاش برای مدیریت زمان، باید «خودتان را مدیریت کنید» برای انجام به موقع کارها. این راز بسیار مهم شما را وادار می‌کند به شخصیت خودتان دقیق‌تر بشوید.

دو/ به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف می‌کنید.
اولین قدم این است که به دنبال سارقین زمان بگردید. ببینید کجا وقت‌تان به صورت نادرست هدر میرود و شما نمی‌توانید از آن زمان‌ها استفاده مناسبی در جهت بهره‌وری ببرید.
خیلی وب‌گردی الکی می‌کنید؟ همیشه تلفن می‌سوزانید؟ به خداوندگار SMS تبدیل شدید؟ برای وقت‌گذاری کارتون‌هایی مانند فوتبالیست ها را هم نگاه می‌کنید؟ انتظار هم دارید وقت کم نیاورید؟ بحث طولانی می‌شود، برای همین توضیح روش‌های محاسبه وقت مصرفی برای کارهای روزمره را به نوشته‌های بعدی موکول می‌کنیم.

سه/ برای تلاش‌هایتان برای مدیریت زمان هدف بگذارید.
یادآوری می‌کنم، توجه مدیریت زمان روی تغییر رفتارهای شماست و نه تغییر زمان  [گام شماره یک].  یکی از بهترین جاها برای شروع این تغییر رفتار تلاش برای حذف جاهایی است که وقت شما الکی تلف می‌شود [گام شماره دو]
برای مثلا یک هفته سعی کنید یک هدفی بگذارید و حتما هم انجامش بدهید. نگاه نکردن برنامه عمو پورنگ که سخت نیست! هدف می‌تواند نزدن SMS برای یک هفته باشد.

چهار/ برنامه‌های مدیریت زمان‌تان را اجرایی و گسترده کنید.
این شاید یک جورهایی با گام شماره سه از یک رده باشند. شما توانستید یک هدف را برای یک مدت محدود تنظیم کنید و به آن عمل کنید. در این گام شما باید یک خورده به خودتان فشار بیاورید. نترسید به ذخایر چربی شما آسیبی وارد نمی‌شود.
شما کم‌کم باید این زمان‌های محدود را افزایش بدهید و در عین حال تعداد اهداف را هم زیاد کنید. برای مثال برای یک ماه نه SMS بزنید. نه برنامه‌های وقت‌گیر و بعضا وقت تلف‌کن تلوزیون را نگاه کنید. نه وبگردی بیهوده کنید و نه …
طبیعتا وقتی قدم سوم را با موفقیت برداشتید با کمی تلاش این قسمت را هم می‌توانید پشت سر بگذارید. هر چند شاید خیلی ساده به نظر نرسد!

پنج/ از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.
خوب بدیهی است که حتی یک برگ کاغذ هم می‌تواند ابزار مدیریت زمان باشد، اگر شما کارهای‌تان را مرتب و منظم روی آن بنویسید و تحلیل کنید. در حقیقت قسمت مهم کار هم همین جاست.
چه نرم افزارهای بسیار پیشرفته و چه Outlook ساده همه می‌توانند شما را در رسیدن به مقصودتان کمک کنند. مهم این است که شما خودتان بتوانید به نوبه خودتان کمک کنید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد زمان بندی روزانه خودتان را بنویسید و کلاه‌تان را قاضی کنید ببینید کجای کار را اشتباه کردید و کجاها را هم درست رفتید. پشت گوش نندازید خیلی زود عیب و ایرادهای کارتان را متوجه می‌شوید.

میان‌نوشت: اگر شما در سایت یا وبلاگ‌تان چنین ابزارهایی را معرفی کرده‌اید برای اضافه شدن به این مقاله لطفا اطلاع بدهید.

شش/ بی‌رحمانه اولویت‌ بندی کنید. 
ممکن است شما 10 تا کار داشته باشید. آیا شما انسانی هستید که بتوانید در یک لحظه هر 10 کار را انجام دهید؟ اگر می‌توانید انسان نیستید. فرشته‌ای چیزی هستید احتمالا!
کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید. مسلما به کارهایی برمی‌خورید که سریع‌تر باید انجام شوند یا کارهایی که اگر عقب بیافتند ضرر بیشتری را به شما تحمیل می‌کنند. یادتان باشد اگر اشتباه اولویت‌بندی کنید ضرر می‌کنید پس برای جلوگیری از آسیب‌های زمانی هم که شده است بی‌رحم و خشن باشید.

هفت/ «به دیگران محول کردن» را یاد بگیرید.
این بیشتر برای بیزینس و مدیریت تجاری کاربرد دارد اما می‌شود به زندگی شخصی هم تعمیمش داد. مهم نیست شرکت شکت چقدر کوچک است؟ بزرگ است که بحثش کلا جداست!
شما مدیر شرکت هستید و نه کسی که بخواهد همه فن حریفی خود را به رخ دیگران بکشد. سعی کنید یاد بگیرید چطور بار کارها را میان افرادی که سوپروایزر یا سرپرستشان هستید تقسیم کنید. Decide To Delegateیک منبع انگلیسی خوب برای آشنایی با مبانی تقسیم کار به این سبک است.

هشت/ یک برنامه روزمره تنظیم کنیم.
یک برنامه روزمره برای خودتان درست کنید. برای مثال فکر کنید صبح که بیدار شدید کار شماره یک را بکنید ( مثلا ایمیل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنید ( مثلا رفتن به بانک برای امور مالی ) و … در آخر هم یک برنامه جمع‌بندی داشته باشید
[گام شماره پنج ].
در مواقع پیدایش بحران‌های زمانی اگر بتوانید هر چه بیشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانید، کمتر دچار مشکل می‌شوید. حالا شما کم‌کم به یک مدیر زمان موفق تبدیل می‌شوید.

نهم/ عادت بدهید به قرار دادن زمان‌های محدودی در میانه فعالیت‌ها
خودتان را عادت بدهید بین کارهایی که می‌کنید یک زمان محدود هم در نظر بگیرید برای یک سری کارهای خاص. بگذارید مثال بزنم.
شما نمی‌توانید کل روز را به ایمیل جواب دادن بگذرانید. ولی می‌توانید بین فعالیت‌های‌تان زمان‌های کوتاه 15 دقیقه‌ای به پاسخ دادن به Email اختصاص بدهید. همان 15 دقیقه هم باید اصولی پاسخ داد و بی‌جهت ایمیل چک کردن را کش نداد! یک زمانی قصد داشتم یک راهنمای سریع ایمیل پاسخ دادن هم بنویسم ولی از آنجایی که حدس می‌زنم اکثر شما تعداد ایمیل‌تان بسیار کم ( مثلا 7 یا 8 ) در روز باشد زیاد کاربردی نمی‌شود.

دهم/ مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است.
از کودکی همیشه به ما یاد داده‌اند که هر چیز را که بر می‌دارید سر جای خود بگذارید یا همه چیز را در جای مناسب خود قرار دهید اما ما وقتی کمی مشغولیت پیدا می‌کنیم دیگر این دو اصل را فراموش می‌کنیم.
برای مثال همیشه به دنبال فایل‌ها در کامپیوتر خود می‌گردیم در حالی که اگر یک بار آنها را در کامپیوتر مرتب کرده بودیم و نظم بخشیده بودیم دیگر هر بار این همه دچار اتلاف وقت نبودیم. همین را تعمیم بدهید به چیزهای دیگر در محیط کار.
نظم و ترتیب بزرگترین عامل در جلوگیری از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زیردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتی مادر آنها هستید یا کارگران وقتی سرکارگر هستید ) یاد دهید چگونه با نظم در بهینه‌سازی وقت کل سیستم یاری‌گر باشند.

یازدهم/ وقت‌تان را طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید.
شما می‌توانید به مطب دندان‌ پزشک تان بروید و منتظر بمانید تا وقت ویزیت‌تان برسد. اما راستش را بخواهید شما اصلا نیازی ندارید بروید آنجا و با انگشت‌های‌تان بازی کنید یا مجلاتی بخوانید که تاریخشان حداقل برای سال 85 است.
با موبایل یا  PDA یک لیست از کارهایی که باید بکنید درست کنید. برای یک زن خانه‌دار این می‌تواند خرید مایحتاج، تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهای خانه، رفتن دنبال بچه‌ها یا کارهایی از این دست باشد که بعضا بسیار وقت‌گیر هم هست.
حالا خیلی راحت‌تر هستید که طوری برنامه‌ریزی کنید در صف یا انتظار نایستید یا حداقل از قبل بتوانید پیش‌بینی درستی از شرایط پیش رو داشته باشید. تکنولوژی به کمک شما می‌آید.

 *******************

راهکارهای بهره وری از زمان

1. به دیگران قول 100% بدهید که کاری را تا  تاریخ معینی به اتمام خواهید رساند. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند.

2.   در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید.

3.     تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.

4. هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود.

5.  با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید.

6.  پیش از آن که یک کتاب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید.

7.  از خواندن مطالب غیرضروری خودداری کنید. اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید قطع کنید.

8.     هنگامی که بسیار خسته اید، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.

9.  هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه های  بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید.

10 . رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است. هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید.

11 . سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید.

12 . همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.

13 . هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید. آن را ارزان نفروشید.

14 . راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت، پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد.

15 . مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد.

http://www.tebyan.net

 

 *******************


استراتژی‌های استفاده از زمان

* طول مدت مطالعه را تعیین کنید
آیا 50 دقیقه برای شما مناسب است؟ معمولا بعد از چه مدت مطالعه احساس خستگی می کنید؟
بعضی از افراد به وقفه های مکرر در حین مطالعه بنا به دلایل مختلف نیاز دارند.
دروس مشکل تر هم به وقفه های مکرر بیشتری احتیاج دارند.
ببینید بهترین طول مدت مطالعه برای شما چقدر است و در برنامه‌ریزی به آن توجه کنید.
* به طور هفتگی برنامه‌های بلندمدت خود را بازبینی کنید.
* تکالیف خود را اولویت بندی کنید.
موقع مطالعه، عادت کنید تا همیشه از مشکل ترین درس یا تکلیف شروع کنید.
* حتی‌الامکان مکان مطالعه عاری از عوامل حواس‌پرتی برای خود انتخاب و یا ایجاد کنید.
برای بیشترین تمرکز
* از "زمانهای مرده" استفاده کنید.
در مورد استفاده از زمان هنگام قدم زدن، رانندگی کردن و ... برای مطالعه فکر کنید.
* قبل از شروع کلاس مطالب درس را مرور کنید.
* بلافاصله بعد از کلاس محورهای صحبت استاد را مرور کنید.
(احتمال فراموشی در صورت مرور نکردن بیشتر از 24 ساعت بسیار زیاد است)


ضوابط و معیارهایی برای برنامه‌ریزی خود در نظر بگیرید که نیازهای درسی و غیردرسی شما را پوشش دهد.

اصول کمکی موثر در برنامه‌ریزی:

* تهیه لیست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید(To Do list)
کارهایی که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید.
* برنامه‌ریزی روزانه/هفتگی
قرارهای ملاقات، کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید.
قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی که بیدار می شوید ببینید چه کارهایی را در پیش دارید.
* برنامه‌ریزی بلندمدت
از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامه‌ریزی روزانه برای شما آسان شود.

سایت مهارتهای مطالعه و یادگیری توسط Joe Landsberger به عنوان یک منبع عمومی/آموزشی رایگان نوشته و راه اندازی شده است. مطالب این سایت تاکنون به 28 زبان زنده دنیا ترجمه و در دسترس شمار زیادی از افراد در نقاط مختلف دنیا قرار گرفته است. بخش فارسی این سایت توسط احمد عزیزی، نیکو شامخی و سامان در حال ترجمه و تکمیل است. حق استفاده، طبع و نشر مطالب این سایت به عنوان یک راهنمای مطالعه و یادگیری در محیط های آموزشی و هر جایی که به آموزش افراد کمک می کند


ترجمه ا: احمد عزیزی

http://www.modiriran.ir

 

 *******************

خلاصه:یا نیاز دارید که زمان خودتان را بیشتر برنامه ریزی کنید ؟

 آیا می خواهید بیشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنید؟

 آیا وقت زیادی را برای انجام کار کم هدرمی دهید؟

 آیا وقت زیادی برای کاری می گذارید اما آن را نمی توانید تمام کنید ؟

 اینها و صدها سوالات مشابه دیگری وجود دارند که شاید در ذهن شما باشد .

ما در این مقاله برآنیم تا 11 مورد ازمهمترین نکات مهم را که در مدیریت زمان مطرح است را برایتان بیان کنیم.

نکات زیادی در این مورد گفته شده است .اما ویژگی خاصی که این مقاله نسبت به دیگر مقاله ها دارد زود بازده بودن آن است و اینکه در مدت زمان اندک نتیجه فوق العاده بگیرید.

 

مقدمه:

 توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .


نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:
 1)بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
 همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .


2) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .

 ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا" از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.





3) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .

توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .




4) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .

یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا"این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا" فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .
 الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .
تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.




5) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .

از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما" استفاده کنید . مثل Out look

این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .

یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.





6) کارهای خود را اولویت بندی کنید .

اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .





7) تفویض اختیار کنید .

همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .
 هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.





8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .

این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .





9) محدوده زمانی تعیین کنید .

بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و...

به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.





10) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .

اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .

همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .





11)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .
هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .





مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .



نتیجه گیری:

 با پیروی از اصول مدیریت زمان ،مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .

مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.

http://www.modiriran.ir

 *******************

خلاصه:آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهای‌تان داشتید؟ آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری بپردازید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟

مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت که فکر می‌کنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
اگر با دیدن تیتر چشم‌های‌تان برق زد خوشحال باشید. در ادامه 11 قانون طلایی مدیریت زمان را که برگرفته از این مقاله فوق‌العاده است با هم مرور خواهیم کرد.



1- مقدمه

راه‌های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان،‌ زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه‌ زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت‌هایی را برای تنظیم فعالیت‌های خود ساختند.

در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در مدت زمان کم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.

این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده ‌است این احساس را برای او به وجود آورده ‌است که از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده ‌است و آن را نمی‌تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایند‌های اداری، کمتر درپیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می‌توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم.

در ادامه در مورد وجوه مختلف مدیریت زمان صحبت می‌کنیم. ابتدا نگاهی به اصول عمومی مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول کمک می‌کند که درک بهتری از مفهوم مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می‌کند که می‌توانید آنها را در حوزه‌های مدیریت زمان در زندگی خود به کار برید. پس از ارائه رهنمودهای عمومی، به حوزه‌های مدیریت زمان به صورت دقیق‌تر خواهیم پرداخت. ابتدا راجع به مدیریت زمان در زندگی شخصی می‌پردازیم و سپس مدیریت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار می‌دهیم.

2- اصول عمومی مدیریت زمان

مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

احتمالاً روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می‌کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت‌ها را حذف کنید. هم‌چنین مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می‌کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.

2-1- چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟

وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می‌کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌دهید بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و ...) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.

پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است که در طول روز انجام داده‌اید. وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، به شما کمک خواهد کرد.

2-2- اولویت‌بندی فعالیت‌ها

اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت‌‌بندی را آغاز کنید.

برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.

در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خود می‌دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.

2-3- برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست‌یابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای،‌ برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود.

روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورأ قابلیت‌های خود دست یابید.

دوم، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حد‌اکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی شما می‌پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد.

2-4- نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت

2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید.

همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.

راه دیگر برای کاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز‌می‌دارند. تماس‌های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چک کنید.

2-4-2- کنترل کنید

کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل،‌ شما می‌توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می‌توانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت‌بندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید که چه فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن

تمرکز بر بهره‌وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد. تهیه یک فهرست اولویت‌بندی شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره‌ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

2-4-4- سرعت خود را تنظیم کنید

مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می‌کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار می‌کنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

3- مدیریت زمان شخصی

مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف می‌کند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت‌بندی اهداف شخصی می‌تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت‌های اولویت‌دار، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی خود را اولویت‌بندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش «فقط بگو نه» را یاد می‌گیرید که به شما در سبک کردن زمانبندی کمک می‌کند. این بخش هم‌چنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد.

3-1- فقط بگو «نه»

در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه «نه» مشکل داریم. این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می‌شود. به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت‌های شخصی ضروری است.

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیرمستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید. یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست. اشکالی ندارد که با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت. به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت‌هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آنها را فراهم نمی‌آورد. شما متعجب خواهید شد که می‌بینید که به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می‌شود.

3-2- اهداف شخصی

3-2-1- هدفگذاری کنید

وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر «نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست‌یابی به اهداف شخصی خود دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند. اهداف به ما کمک می‌کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش‌هایمان، زندگی خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش،‌ به خود اجازه می‌دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه‌ریزی کنید.

اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی که مشکل‌تر است اقدام کنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرایند کند است اما به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت‌آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که یک فرایند تدریجی است.

3-2-2- اهداف خود را اولویت‌بندی کنید

وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آنها را اولویت‌بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می‌پریم اگر چه دوباره مجبور می‌شویم که برگردیم.

اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند. اهدافی که اهمیت کم دارند می‌توانند به تعویق بیافتند. اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت‌بندی شده تهیه کنید. پیتر دراکر می‌گوید که «انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست».

اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو می‌گوید که تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود که انجام می‌دهیم. برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‌بندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویت‌بندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.

3-3- تعلل

وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویت‌بندی کردید، می‌توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل کرده‌اید. تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی‌توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می‌شود.

با تعداد زیادی از کارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز دارند.

وقتی با کار بزرگی روبرو می‌شوید آن را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید. تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می‌آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهیم. بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده، کل کار بزرگ انجام شده است.

3-4- مزاحمت کمال‌گرایی

وقتی هدفگذاری و اولویت‌بندی کردید، باید از چندین مسئله فرعی که بروز می‌کنند جلوگیری کنید. یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال‌گرا بودن است. این نوع رویکرد می‌تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می‌شود که دیگر کارها را به تأخیر بیاندازید. ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده‌ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم. وقتی کاری را انجام دادید، شما باید به خود پاداش دهید. پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است. اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم‌تر و شاد‌تری خواهیم داشت.

3-5- وقت گذاشتن برای همسر

زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید در نظر بگیریم. یکی از این حوزه‌ها وقتی است که با همسر خود می‌گذرانیم. این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته می‌کنند. افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی‌دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پرتنش درمی‌یابند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد. اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می‌دهیم زیرا عادت کرده‌ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری، همسر ما عذر ما را می‌پذیرد.

چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان کافی با همسرتان نیستید زمانهایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید. روش دیگر رفتن به خرید با یکدیگر است.

3-6- کارهای مربوط به خانه

هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند. این مسئولیت‌ها می‌توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه‌ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت‌ها در زندگی پیچیده امروزی، بیشتر مردم نمی‌توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند. از آنجایی که خود نمی‌توانید همه این کارها را انجام دهید، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض کنید.

3-7- وقت گذاشتن برای فرزندان

همه قبول دارند که قراردادن فرزندان در اولویت‌های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌ای از شما می‌گیرند و لازم است که دیگر اولویت‌ها را همراه با این موضوع برنامه‌ریزی کنید.

می‌توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالیکه به اتفاق آنها کارهای خانه را انجام می‌دهیم. بچه‌ها از مسئولیت لذت می‌برند و قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت‌های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می‌توانید آنها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید. انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان، استرس شما را کاهش می‌دهد. تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال‌های بعد افزایش می‌دهد.

نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما باید به اتفاق فرزندان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند. شما می‌توانید به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه‌هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می‌شود که به اهداف خود نرسید. فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت‌ها توجه داشته باشید.

3-8- مدیریت میز کار

آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می‌گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است. میز کار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود. برای موفق بودن، این موضوع باید جزو اولویت‌های بالای شما قرار گیرد. بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید. با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می‌توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید. وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می‌توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هریک را انجام دهید.

روشی که اتاق کار خود را براساس نیازها ترتیب می‌دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است. حتی اگر نیازهای شما در پایین‌ترین حد لازم باشند، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک می‌کنند. اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید. نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می‌شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید. از میزهای دارای چند کشو و فایل‌های بایگانی می‌توانید استفاده کنید.

متخصصین اعتقاد دارند که باید از یک صندلی مناسب استفاده کرد. نوع صندلی انتخابی باید بگونه‌ای باشد که به شکل مناسب درآن جای‌ گیرید. یک صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه‌ای که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می‌توانید بر کار خود تمرکز کنید.

بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی‌کنیم. روشنایی مناسب، کارایی را بالا می‌برد. سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه‌ها نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید. اما هنگام کار با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس‌ها و درخشندگی‌ها به حداقل برسند.

ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند که می‌توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده کنید. از یک تقویم دیواری با جدول‌بندی درشت استفاده کنید. بدین شکل می‌توانید کل روزهای ماه را ببینید. حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم‌افزارهای کامپیوتری نیز می‌توانید استفاده کنید.

4- مدیریت زمان و کسب وکار

محیط کسب و کار امروز را می‌توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می‌پذیرد و روش‌های سنتی، طول عمر کوتاهتری پیدا می‌کنند. خبر تازه امروز، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می‌شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.

بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه می‌توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت‌بخش پایین بیاوریم. متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی‌تواند آن را کنترل کند. به خاطر این شرایط غیرقابل کنترل، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیت‌های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می‌کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.

روشی که شما زمان خود را استفاده می‌کنید تعیین‌کننده موفقیت شماست. با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه‌ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد. در این بخش رهنمودهایی ارائه می‌کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد. این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه‌ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.

4-1- مدیریت زمان در کار

رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می‌توانند در محل کار شما به کار روند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی است.

4-2- کار درست را در زمان درست انجام دهید

حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی‌توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می‌توان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویت‌بندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی‌دهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک می‌کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

4-3- قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید

فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت‌بندی کنید. هنگام اولویت‌بندی موضوعات اصلی، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می‌کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث می‌شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار می‌کنید، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هریک می‌دانند فردا چه کاری باید انجام دهند.

4-4- ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش 2، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته‌اید، انگیزش بالا داشته‌اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده‌اید را بشمارید. این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل‌ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.

4-5- از جلسات حداکثر استفاده را ببرید

برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث‌های مختلف پر می‌شود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشکیل دهید نه براساس قاعده. دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌های بحث باید اولویت‌بندی شوند. جلسات ساخت‌یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می‌کنند. این کار منجر به جلسات کوتاه‌تر و پربارتر می‌شود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را می‌دهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث می‌شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.

سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما می‌دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می‌شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیرمعمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می‌شوید.

4-6- به صورت مؤثر تفویض کنید

تفویض زمان بیشتری ایجاد می‌کند. اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند. این به چند دلیل رخ می‌دهد. گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می‌کشد. اما اگر آینده‌نگر باشید متوجه می‌شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می‌توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمال‌گرایی است. وقتی تفویض می‌کنید به افراد اجازه می‌دهید که اشتباه کنند. اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می‌گیرند که کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است. این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از تفویض بدست می‌آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می‌دهید.

وقتی توانستید بر ترس‌های خود از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثربخش تفویض کنید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود. به فهرست اولویت‌بندی شده کارها نگاه کنید. این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می‌کند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید. بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید. کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد. کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می‌دهد.

4-7- میز خود را مرتب کنید

فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می‌کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می‌گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دسته‌بندی و بایگانی شوند،‌ یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می‌کند.

4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید

توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان،‌ باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

http://mgtsolution.com

 *******************


1- مقدمه

 

بحث مدیریت زمان سال هاست که ذهن افراد و صاحب نظران گرایش هاى مختلف خصوصاً علماى مدیریت را به خود مشغول کرده است و تاکنون دوره هاى آموزشى و سمینارهاى تخصصى فراوانى در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما سؤالى که مطرح است این است که آیا واقعاً ما توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود درآوریم؟

مفهومى که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنى است و در حال گذر است و این ما هستیم که باید از زمان به درستى استفاده کرده و از آن بهره ببریم. بنابر نظر برخى از علماى مدیریت، مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید که مهارت هایى که ما براى اداره کردن دیگران نیاز داریم همان مهارت هایى است که براى اداره کردن خود به آن نیازمندیم و از آنها بهره مى بریم مانند توانایى هاى مدیریت و برنامه ریزى، رهبرى کنترل، مدیریت منابع و غیره.

شناخت درست و به موقع عواملى که وقت ما را هدر مى دهند بسیار مهم است چون بدین ترتیب راه درمان بیمارى اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست اندکى با خود تأمل کرده و از خود بپرسیم که وقت روزانه ما صرف چه امورى مى شود؟

2- راهکارهای اصلی مدیریت زمان

شما به طور قطع مقالات و کتب فراوانى را در رابطه با مدیریت زمان مطالعه کرده اید اما ما در اینجا با عنوان کردن ۱۱ کلید اصلى در مدیریت زمان سعى داریم که شما را بلافاصله به هدف نهایى خود که همان از دست ندادن زمان و مدیریت صحیح وقت است هدایت کنیم. پس با ما همراه شوید.

2-1- مدیریت زمان دانش شخصى است

همان گونه که شبانه روز مقدار مشخص و ثابتى از زمان را به خود اختصاص مى دهد و هیچ گاه کمتر و یا بیشتر از ۲۴ ساعت نخواهد شد و این اصل را ما در زندگى خود پذیرفته ایم باید این نکته را نیز بپذیریم که این ما هستیم که باید زمان خود را تنظیم کنیم. ما هرگز نمى توانیم این ۲۴ ساعت را افزایش و یا کاهش دهیم اما با برنامه ریزى صحیح مى توانیم بهره خود از این زمان معین را بیشتر کنیم.

2-۲- نشتى هاى زمان را بیابید

همواره به دنبال نشتى هاى زمان باشید و ببینید که زمان شما در کجاها بیشتر هدر مى رود و پس از یافتن این زمان ها سعى در کنترل آن داشته باشید و سعى در اختصاص آن براى کارهاى گوناگون داشته باشید.

2-۳- به دنبال اهدافى از مدیریت زمان باشید

اولین گام در مدیریت زمان حذف کردن اوقاتى است که به صورت بى رویه هدر مى رود. اگر شما موفق به حذف این زمان ها شدید بدانید که اولین گام را در این راه برداشته اید.

2-۴- الگوبردارى از طرح مدیریت زمان

همواره سعى در الگوبردارى از یک برنامه مدیریت زمان داشته باشید و در طرح الگوبردارى شده اهداف و اولویت هاى خود را بنویسید و آنها را مرتب کنید و سپس اولویت هاى غیرضرورى را حذف کنید و سپس اهداف بلندمدت و میان مدت خود را نیز شناسایى کرده و سعى در به انجام رساندن آن داشته باشید. این اهداف تعیین شده باید دست یافتنى و در عین حال آرمانى باشد تا سبب تحریک شما براى تلاش و کوشش شود و این نکته را فراموش نکنید که هیچ گاه سعى در کپى بردارى از سایر طرح ها نداشته باشید.

2-۵- استفاده از ابزارهاى کمکى در مدیریت زمان

همواره سعى در استفاده از تکنولوژى هاى روز در زمینه برنامه ریزى براى مدیریت زمان خود داشته باشید. استفاده از نرم افزارهاى رایانه اى و نیز امکانات گوشى هاى همراه از این نکات است. به عنوان نمونه آیا شما تا به حال از Reminder تلفن همراه خود استفاده کرده اید؟

2-۶- اولویت بندى

به صورت روزانه و هفتگى کارهاى خود را اولویت بندى کنید تا در زمان شما صرفه جویى شود.

2- ۷- استفاده از تفویض اختیار

از اصل تفویض اختیار در کارهاى غیرضرورى همواره استفاده کنید و هیچ گاه سعى در تک روى در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانى هستند که توانایى انجام صحیح کارهاى مورد نظر شما را دارا مى باشند. پس بعضى از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفاً به امور کلیدى بپردازید.

2-۸- از انجام کارهاى تکرارى بپرهیزید

سعى در انجام امور تکرارى نداشته باشید و سعى کنید کارهاى تکرارى را مانند کارهاى کم اهمیت به دیگران واگذار کنید.

2-۹- تعیین محدوده زمانى

براى کارهاى زمان بر یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدى موکول کنید.

2-۱۰- سازماندهى سیستم ها

در انجام امور روزانه از سیستم هاى موجود و کارا استفاده کنید و سعى در تغییر سیستم ها از سیستم هاى سنتى به سیستم هاى جدید داشته باشید، هرگز از یک سیستم قدیمى به دلیل عادت کردن به آن حمایت نکرده و همواره به دنبال سیستم هاى جدید و بهره ور باشید و براى انجام کارهاى خود حتماً از یک الگوریتم استفاده کنید. یعنى مراحل انجام کار را در لحظات بیکارى پیش خود مرور کرده و سعى کنید حالات نفى سیستم را نیز پیش بینى کرده و از قبل براى آن راه حلى بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.

2-۱۱- از انتظار بیهوده بپرهیزید

همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظارى داشته باشید و مطمئن باشید که وقت اضافى براى هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قابل جایگزینى نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نکنید که زمان ارزشمندترین سرمایه براى هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست، این سرمایه غیرقابل خریدارى و نیز غیرقابل تولید است. پس باید به خوبى از آن مراقبت و محافظت به عمل آورد.

 *******************

جلوتر از زمان حرکت کنید

 

مترجم : مهریزی، ناهید

چکیده

این مقاله فنون مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. تعیین اهداف کاری و شخصی، تحلیل عوامل اتلاف وقت، کاهش وقفه‌ها و ایجاد تمرکز، کار با برگه‌ها و اسناد، بایگانی مدارک، محیط کار مناسب، کنترل زمان تلفن و واگذاری یا تفویض بخشی از مسئولیت‌ها و اختیارات رئوس مطالب این مقاله را تشکیل می‌دهند.

منبع : روزنامه همشهری،‌ پنجشنبه 3 شهریور 1384، سال سیزدهم، شماره 3783 ، صفحه 10.



1- مقدمه

آیا تا به حال احساس نکرده‌اید مانند خرگوش سفید در داستان آلیس در سرزمین عجایب هستید؟ ... همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه که می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی کار می‌کنید ولی همیشه این حس را دارید که اهدافتان در حال گریز هستند؟

وقتی حمایت از کارکنان کاهش می‌یابد فشار کار هجوم می‌آورد و آنها مجبور می‌شوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر کار کنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران، دیگر یک موضوع تجملی نیست. این مهارت‌های اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش‌های مدیریت زمان باعث افزایش کارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار می‌شود.

2- تعیین اهداف

قبل از این که بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یک چشم‌انداز گسترده نگاه کنید. پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیت‌های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید. وقتی اهداف را مشخص می‌کنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

  • اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.
  • اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امکان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امکان پذیر است. هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی کنید:

  • اهداف بلند مدت (شش ماه تا یک سال)
  • اهداف میان مدت (یک تا شش ماه)
  • اهداف کوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه)

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز کاری به آن مراجعه کنید. آیا وظایفی که به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا کمک می‌کنند که به اولویت‌هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟ همیشه کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور خودکار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی که مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا کند.

اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف کارهایی می‌شود که در رسیدن به اولویت‌ها کمک نمی‌کند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می‌شود شناسایی کنید. راه‌هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

3- تحلیل عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف کننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این می‌شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم. در حالی که با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یک یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را که مهم‌ترین استفاده از وقت‌تان به حساب می‌آید، بررسی کنید. سپس عامل ویژه‌ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند، مشخص سازید.

3-1- مهمترین عوامل اتلاف وقت

  • جلسات غیر ضروری
  • میز یا محدوده کار نابسامان
  • تلفن‌های غیرضروری
  • صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها
  • دسته بندی اوراق بیش از یک بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها
  • مشکل داشتن با تکنولوژی(اختلال در کار کامپیوترها)
  • صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های کاری برای دیگران
  • اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی
  • اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات
  • اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی
  • تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به کارهای انجام شده
  • انجام کارهایی که می‌توان به دیگران محول نمود.
  • انجام کار بدون بازده در اوج خستگی
  • تغییر برنامه زمان بندی سفرها
  • تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها

لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را که با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاری کنید. شماره ۵ نامناسب ترین وضعیت است.

شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و کارهای اداری بی‌پایان می‌شود. جلساتی را که باید در آن شرکت کنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودکار که حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال کنید. خواهید دید که اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست. هم چنین بپرسید آیا امکانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار کنند تا صبح‌ها را برای کاری که فکر خلاق می‌خواهد، کنار بگذارید. به عنوان یک شرکت کننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.

ممکن است بخش عمده‌ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الکترونیکی) شود. از همکارانتان درخواست کنید که رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نکنند، مگر آن که اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد. هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این که واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد. پیشنهاد کنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمرکز نمایند و مهم‌تر از همه این که قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید. به عنوان مثال بیشتر از یک بار در روز سراغ نامه‌ها نروید. البته در برخی مواقع این امر امکان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین کنید تا مطمئن شوید که فرایند افکارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یک اثر عمیق دارد.

3-2- کاهش وقفه‌ها و نگهداری تمرکز با اجرای چند اصل ساده

  • تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور کنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید.
  • افراد را تشویق کنید که مسئله کاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الکترونیکی با شما در میان بگذارند.
  • پیام‌های کتبی و الکترونیکی را در یک محدوده زمانی مشخص بررسی کنید.
  • از افراد بخواهید که نامه‌های الکترونیکی غیر ضروری را برای شما نفرستند.
  • هر روز را با ملاقات کوتاه همکاران آغاز نمایید. سپس یک دوره کاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود.
  • در مکالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را که باید درباره آن بحث کنیم این نکته است» یا «یک مورد دیگر قبل از این که شما بروید» که نشان می‌دهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام کنید.
  • افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف کنید: «من چه کاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»
    یک شوخی کوچک را تجربه کنید: وقتی شخصی می‌گوید امکان دارد یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یک دقیقه تنظیم کنید.
  • از بهمن کاغذ فرار کنید.

3-3- برگه‌ها و اسناد

بسیاری از اوقات اوراقی که دور و بر ماست مانع تمرکز بر روی اولویت‌ها می‌شود. هیچ قاعده کلی برای این که چگونه اوراق را مدیریت کنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌کنند در حالی که افرادی هم هستند که تنها یک میز خلوت زمینه ساز افکار واضح آنها می‌شود. مهم است که از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یک سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.

البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر می‌دهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص کنید، اتخاذ یک روش جدید مورد نیاز است. این رویه را امتحان کنید: اگر تعیین محل سند بیش از ۳۰ ثانیه طول کشید، باید سیستم را تغییر دهید. به جای آن که اجازه دهید کارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیک روی میزتان شود، هر قطعه کاغذ را ارزیابی کنید و مشخص نمایید که آیا باید آن را کنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی کنید.

کم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارک می‌تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممکن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارک به کارمندان اجرایی تکیه کنید، اما بهتر است یک سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یکی از همکاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا کردن سندی که به آن نیاز فوری دارید، ناکام نمی‌بینید. ضمناً همکارانتان را هم تشویق کنید که از یک رویه سیستماتیک برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.

3-4- چند نکته برای بایگانی مدارک

  • اوراق را قبل از بایگانی کردن تاریخ بگذارید.
  • کاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را که نیاز ندارید کنار بگذارید و مدارک اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید.
  • پاکت نامه‌های باز نشده را که در رابطه با کار شما نیست دور بریزید مگر این که نشانی پستی آن مشخص باشد.
  • مدارک امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید.
  • پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب کنید.
  • ۱۰ سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری که به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید.
  • بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید.
  • پرونده کارهای در دست اقدام را نزدیک میزتان بگذارید.
  • هر گاه یک کاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یک علامت بگذارید تا بدانید که برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود.
  • یک فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.

4- محیط کار مناسب

ممکن است ناگهان دریابید که توانایی‌هایتان در انجام وظایف کاهش یافته است و بعد از چند ساعتی که از زمان شروع کار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط کار خود دقت نمایید. شاید وسایلی که با آن سر و کار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...

برای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یک محیط راحت و سالم ضروری است. محل کارتان را بررسی کنید تا دریابید چگونه ممکن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل کند. وقتی که همزمان در حال کار با سند چاپی و رایانه هستید از یک نگهدارنده سند استفاده کنید. از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید. صفحه کلید را روی یک سطح که در زیر میز به صورت کشویی حرکت می‌کند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد. ترجیحاً از یک زیرپایی استفاده کنید. این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی که می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا کنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.

5- کنترل زمان تلفن

قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:

  • من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟
  • آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟
  • آیا یک نامه الکترونیکی موثرتر نیست؟
  • چگونه می‌توانم این گفت وگو را کوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره کنم بدون این که صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟

برای این که یک تماس تلفنی مؤثر باشد یک فهرست اولویت بندی شده از مواردی که باید درباره آن بحث کنید تهیه نمایید. هر مطلبی را که فکر می‌کنید در طول مکالمه به آن مراجعه خواهید کرد در دسترس بگذارید. گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع کنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم که هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».

وقتی که نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید کرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی کنید. قبل از گذاشتن پیام یک نفس عمیق بکشید، سپس به صورت فشرده صحبت کنید. اگر شخصی که به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی کنید، البته به آهستگی، تا شخصی که به پیام گوش می‌دهد بتواند آن را بنویسد. نام محل کارتان را هم بگویید. سپس مهم‌ترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مکالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یک گفتگو است یادآوری نمایید که چه موقع در دسترس هستید.

6- واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها

بسیاری از افراد در صورت واگذاری کار به دیگران دچار آشفتگی می‌شوند. بدون محول نمودن بخشی از فعالیت‌ها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید. این رویه اجازه می‌دهد روز کاری را با تأکید بر اولویت‌ها سپری نمایید. بدون اعتماد به دیگران در انجام کارها در جزئیات کم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت کنید. چند مسئله اساسی وجود دارد که افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی که مانع کار شماست فکر کنید:

  • مسئله اول: «هیچ کس وظایف را آن طوری که من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممکن است این مسئله حقیقت داشته باشد که برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام می‌دهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد که همه فعالیت‌های شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری می‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید که ممکن است آن شخص وظایف را به قدر کافی رضایتبخش انجام دهد.
  • مسئله دوم: «هیچ کس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممکن است این نکته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری می‌تواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر کافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید.
  • مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممکن است اولین بار که می‌خواهید کاری را به شخص دیگری واگذار کنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امکان دارد مجبور شوید این کار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تکرار نمایید. این رویه موقتی است و همکاران به تدریج کار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی که نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌کنید.

با تقسیم بندی فعالیت‌ها در سه سطح می‌توانید یک روش کاری جدید در پیش بگیرید:

(1) وظایفی که مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.

(2) وظایفی که ممکن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.

(3) وظایفی که یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.

با محول نمودن وظایف سطح ۳ شروع کنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام کارهای سطح ۲ آموزش دهید. این کار باعث می‌شود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان که وظایف سطح ۱ است تمرکز کنید. واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد که کار به او محول می‌شود. در کل صرف یک مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد کرد. مطمئن شوید شخصی که مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع کافی دارد:

  • اهداف، اولویت‌ها، فرصت زمانی، اهمیت کارها
  • نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی که می‌توان در موقع نیاز به آنها مراجعه کرد.

به خاطر داشته باشید که انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است. برای تقویت روحیه کاری، در محدوده‌های مشخص برای همکاران مسئولیت‌های جدید تعریف کنید و به منظور نشان دادن اعتماد به توانایی‌های ایشان، منابع و امکانات کافی برای انجام کار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا کنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به کار سؤال کنید و صبور باشید. به کسی که مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان کافی بدهید تا سرعت بگیرد.

صرف وقت کم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت. گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یک ذخیره کننده فوری وقت است و گاهی یک سرمایه گذاری درازمدت است. اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یک سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذکرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.

http://mgtsolution.com

********************

مدیریت زمان در مدیریت بازار

نویسنده : شفقی زاده، امیرحسین

سال انتشار : 1384

چکیده

در این مقاله مدیریت زمان را از ابعاد مختلف شامل نسل های مدیریت زمان، ابعاد مدیریت زمان در بازار، انجام کارهای فوری، غیر فوری، ضروری و غیر ضروری، زمان و وظایف مدیریت بازار مورد بررسی قرار می دهد.

منبع : روزنامه همشهری،‌ پنجشنبه 21 مهر 1384، سال سیزدهم، شماره 3824، صفحه 12.



1- مقدمه

با این که زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر می باشد، شروع اهمیت یافتن مدیریت آن از انقلاب صنعتی بوده است. در این هنگام رقابت مفهومی جدی و جدید یافت و مدیران و تجار متوجه شدند که زمان منبعی بی مانند است و اگر از دست برود جایگزین نخواهد داشت. بعدها در اوایل قرن بیستم که نخستین توجهات جدی به مدیریت علمی صورت گرفت موضوع زمان سنجی مطرح شد تا برای هر کاری و تولید هر قطعه ای زمان لازم معین شود و از آن به بعد بحث مدیریت زمان هر روزه اهمیت بیشتری یافته است طوری که حالا زمان سنجی از ابزارهای مهم و رایج در صنعت و تجارت می باشد و در ابعادی بزرگتر و وسیع تر مدیران در پی استفاده مناسب از زمان در راستای بکارگیری بهینه و به موقع از نیروی انسانی و تجهیزات و منابع مالی در راه رسیدن به اهداف فردی و سازمانی می باشند.

2- نسل های مدیریت زمان

در عالم واقعیت تمام اعمال انسان بعد زمانی و مکانی دارند. ارتباط این ابعاد نیز ارتباطی تعاملی می باشد. زمان دارای دو جنبه اصلی مادی و روانی است. زمان مادی زمانی است که برای انجام کار صرف می نماییم اما زمان روانی احساس طول مدت ذهنی و عاطفی است که در هنگام انجام یک کار داریم. ما در هر صورت به گذشت زمان واقفیم و حتی اگر در تاریکی و سکوت و بدون هیچ احساس جسمی نیز قرار بگیریم باز نسبت به گذشت زمان واقفیم و طول مدت را حس می کنیم. شاید دلیل فهمیدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ریتم های جسمی مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد. اما رشد توجه به زمان از سوی بشر مراحلی داشته است.

الوین تافلر می گوید تحولات اجتماعی مسلسل وار یکدیگر را تعقیب می کنند و هر کدام بعد و حیاتی تازه به تاریخ بشر می دهند. مثلاً در رشد و پرورش اجتماعی انقلاب صنعتی بعد از انقلاب کشاورزی ظهور کرد و آنگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتی رسید که هر کدام از این امواج متوالی غلیانی از پیشرفت های اجتماعی و فردی را در پی داشته است. مدیریت زمان هم از این امر مستثنی نیست. هر نسلی نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهای نسل پیشین بنا کرده و آدمی را به سوی کنترل دقیق تر زندگی رهنمون کرده است.

اولین نسل مدیریت زمان را می توان با نوشته ها و صورت موجودی ها توصیف کرد. تلاشی که به صورتی ابتدایی بر اهمیت مدیریت زمان تأکید می کرد و برای تقاضاهایی که وقت و نیروی ما را طلب می کرد حدود زمانی تعیین می نمود.

تقویم ها و دفترچه های قرار ملاقات معرف دومین نسل مدیریت زمان است. این موج بازتابی از کوشش بی وقفه ای بود که سعی می نمود فعالیت های آینده را پیش بینی و برنامه ریزی نماید.

سومین نسل مدیریت زمان که ما با آن روبه روییم نقطه نظرهای مهمی از قبیل اولویت بندی توصیف ارزش ها و مقایسه ارزشمندی نسبی فعالیت های مبتنی بر روابط به آن ارزش ها را به نقطه نظرهای نسل پیشین افزود. هدف گذاری اهداف کوتاه مدت و میان مدت و بلندمدت را مرکز توجه خود قرار داد تا وقت و نیروی صرف شده در آن با ارزش ها جور و هماهنگ باشد. این نسل شامل برنامه ریزی به شیوه ای است که اهداف و فعالیت هایی که از بیشترین ارزشمندی برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل درآید.

اما نسل چهارم مدیریت زمان که با شیوه های قبلی کاملاً متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشی و کیفیت زندگی تأکید دارد و محدودیت و احساس دشواری نسل سوم را نیز ندارد هم وجود دارد. این نسل بر این ادعا پا می فشرد که مشکل مدیریت زمان کیفیتی بیرونی نمی باشد بلکه اداره اوضاع و شرایط خویش و توجه به خود است. خوشنودی و رضامندی تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساکن می باشند. نسل چهارم به جای این که اشیا و زمان را کانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتایج می اندیشد. در واقع این نسل می کوشد توازنی بین بازار و قابلیت تولید برقرار کند.

3- ابعاد مدیریت زمان در بازار

این ابعاد نتیجه چهارمین نسل مدیریت زمان می باشد که به طور کلی سپری شدن اوقات مدیران بازار در آن به چهار شیوه مختلف امکان پذیر می باشد. دو معیار اصلی در تقسیم بندی زمان در اینجا مورد نظر می باشد:

  • فوریت: کارهایی که مستلزم توجه فوری می باشند. برای مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرایطی امری الزامی است. اغلب مدیران نمی توانند نسبت به شنیدن صدای ممتد زنگ تلفن بی تفاوت باشند. ممکن است ساعت ها وقت خود را در تهیه مطلبی صرف کنیم و لباس بر تن کنیم و خود را برای گفت وگو درباره موضوعی خاص در دفتری آماده کنیم در عین حال مادامی که تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولویت پیدا می کند. موارد فوریت ما را تحت فشار قرار می دهند و ملموسند و در انجام کار تأکید می ورزند و معمولاً انجام این کارها خالی از لطف نیست و اغلب مطلوب دیگران واقع می شود با وجود این غالباً غیرضروری اند.
  • ضرورت: که به نتایج کار مربوط می شود. هر ضرورتی به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما یاری می رساند. موارد ضروری فاقد فوریت اما نیازمند طمأنینه و ابتکار عمل و خوی و سرشت عامل بودن می باشند. اگر تصور و تصویری روشن از موارد ضروری و نتایج مطلوب و دلخواه زندگی پیش رو نداشته باشیم به سادگی در مسیری قرار می گیریم که تنها نسبت به کارهای فوری واکنش نشان می دهیم.

در ادامه چهار بعد اصلی کارهای ضروری و فوری به صورتی تعاملی بررسی می شوند:

  1. کارهای فوری و ضروری: شامل بحران ها و مشکلات حاد و طرح های مهلت دار می باشند. کارهای این گونه به طور معمول مسائلی می باشند که دردسرساز و ناخواسته هستند. همه ما در زندگی با بحران ها و مسائلی روبه روییم اما بعضی افراد با تمرکز بر این بخش زندگی خود را به ورطه تباهی می کشند. مثل مدیران و تجاری که به شدت تحت تأثیر بحران ها قرار می گیرند و تولیدکنندگانی که همیشه از برنامه تولید عقب می باشند. مادامی که ذهن مدیران به مسائلی از این دست مشغول باشد این مسائل بزرگتر و بزرگتر می شوند تا عاقبت به طور کامل مدیر را تحت استیلای خود درآورده و با ضربات کوبنده از میدان به در کنند. افرادی که همیشه در بحران زندگی می کنند ممکن است با تقلای زیاد بپاخیزند و خود را خلاص کنند اما بار دیگر با بحرانی دیگر نقش بر زمین می شوند. یکی از دلایل اصلی گرفتاری در این وضعیت فقدان ثبات عاطفی در مدیران و تجار می باشد. این مدیران امنیت عاطفی کافی برای پیگیری اهداف بلندمدت خود حس نمی کنند.
  2. کارهای ضروری و غیرفوری: این کارها شامل امور برنامه ریزی و تفریح سازنده و شناخت فرصت های تازه و ایجاد ارتباط و آموزش و پیشگیری مشکلات بازار می باشد. این نوع فعالیت ها کانون مدیریت مؤثر بازار می باشند که به کارهای غیرفوری و در عین حال ضروری می پردازند. کارهایی از قبیل نوشتن رسالت فردی و برنامه ریزی بلندمدت و ورزش و تدارکات برای پیش گیری رویدادهای غیرمترقبه و تمام کارهایی که همه ما به اهمیت آنها واقفیم و تنها به صرف این که فوریت ندارند از انجام آنها طفره می رویم. کنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بینش و دیدگاه روشن شاخصه این وضعیت می باشد. به قول پیتر دراکر افراد مؤثر هرگز مسائل را مرکز توجه خود قرار نمی دهند بلکه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف می دارند. در واقع آنها به فرصت ها خوراک می رسانند و مسائل را دچار گرسنگی می کنند. قاطعانه می اندیشند و به بحران ها کم توجه بوده و تمرکز خود را بر کارهای ضروری و غیرفوری داده و اهرم نیرومند تمرکز را در اختیار می گیرند.
  3. کارهای غیرضروری و فوری: رهزنان تمرکز و زمان می باشند مانند بعضی از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضی جلسات و امور فشارآور و رعایت کارهای عامه پسند. در واقع افراد در این شرایط کارهایی را انجام می دهند که اغلب این کارها به اولویت و انتظارات تعیین شده از سوی دیگران بستگی دارد. این حالت که از توجه کوتاه مدت ناشی می شود از بی ارزش دانستن طرح ها و اهداف می آید و باعث احساس قربانی بودن و بی ارادگی شده و روابط را سست و گسسته کرده و به نوعی بوقلمون صفتی منجر می شود.
  4. کارهای غیرضروری و غیرفوری: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوریت. تمایل به سمت کارهای سطح پایین و اتلاف وقت و سرگرمی های زودگذر. برخی روانکاوان انجام اموری از این دست را به نوعی فرار از خود نسبت می دهند که فرد برای گریز از تنهایی و روبه رو شدن با خود به هر کاری رو می آورد. مدیران بازاری که تقریباً تمام وقت خود را به کارهای ۳ و ۴ اختصاص می دهند اساساً افرادی بی مسئولیت هستند. این افراد در زمینه مسائل اساسی متکی به دیگران یا تشکیلات می باشند و به دلیل عدم مسئولیت کامل در اداره کوشش های بازار تحت نظارت خود ناکام می شوند. در صورتی که تجار مؤثر و موفق هرگز به کارهای حیطه ۳ و ۴ وارد نمی شوند چرا که این کارها خواه فوری خواه غیرفوری هیچ گاه ضروری نیستند. این مدیران بازار بیشتر وقت خود را به کارهای ضروری و غیرفوری اختصاص می دهند.

می گویند ناپلئون نامه هایی را که به دستش می رسید همه را زیر فرش می انداخت و بعد از ۱۵ روز به سراغ آنها می رفت و معمولاً مشاهده می کرد که بیشتر مسائلی که در نامه ها ذکر شده بودند خود به خود حل شده اند بدون این که نیازی به دخالت او باشد و بدون این که ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشد که این می تواند نمونه بارزی از تمرکز حواس به مسائل ضروری غیرفوری باشد.

4- زمان و وظایف مدیریت بازار

متغیرها و عوامل غیرقابل کنترلی که یک مدیر بازار با آنها سروکار دارد بسیار زیادند و غیرقابل پیش بینی. مدیران بازار به غیر از ارتباط هایی که در داخل سازمان با همکاران خود دارند با عوامل اثرگذار بسیاری در خارج از سازمان نیز در تعاملند که هر یک از این عوامل می توانند به راحتی مدیر بازار را وادارند به کارهایی به غیر از کارهای ضروری و غیرفوری بپردازد. بحران هایی مثل برگشت کالاهای مرجوعی و کاهش نقدینگی و کم بودن مواد اولیه در بازار بحران هایی معمول می باشند که می توانند مدیر را همیشه در حیطه کارهای ضروری و فوری فرو برند. مدیریت بازار فرایندی برای شناسایی و پیش بینی و ایجاد و تأمین نیازها و خواست های مشتریان برای محصولات و خدمات است.

در بررسی وظایفی که یک مدیر بازار دارد به تنوع متغیرهای اثرگذار پی می بریم و بیش از پیش به اهمیت استفاده مناسب از زمان برای یک مدیر بازار واقف می شویم. جوئل ایوانس و باری برگمن برای مدیر بازار ۹ وظیفه اصلی به شرح زیر قائلند:

  1. شناسایی نیازهای بازار
  2. خریدن ملزومات و تجهیزات
  3. فروختن محصولات و خدمات
  4. برنامه ریزی محصول و خدمت
  5. قیمت گذاری
  6. توزیع
  7. تحقیقات بازار
  8. تجزیه و تحلیل فرصت ها
  9. مسئولیت اجتماعی.

در ادامه بعضی از عوامل روزمره که می توانند اجرای این وظایف را مغشوش نمایند و از تمرکز مدیر بر امور ضروری و غیرفوری جلوگیری نمایند ذکر می شوند. مغشوش بودن مسئولیت ها و تداخل کارها، مراجعین پیش بینی نشده، ناتوانی در گفتن نه به خصوص به رئیس خود، ناکافی بودن کنترل ها و ناقص بودن گزارشات، برداشت نادرست از فرایند برنامه ریزی، فقدان آموزش کارکنان، اطلاعات ناقص، تصور امکان انجام سریعتر و بهتر کار توسط خود، فقدان انضباط شخصی، ناتمام گذاشتن وظایف، پرداختن بیش از حد به بحران ها، کثرت یا قلت بیش از حد جلسات ،تردید و بی تصمیمی، ترس از فراموشی و منیت، ضعف در برقراری ارتباط با دیگران، به تعویق انداختن کارها، پرداختن به حاشیه و مزاحمت های ناشی از تماس های تلفنی و در نهایت نامشخص بودن هدف از مسافرت ها و استفاده نامناسب از طول زمان سفر.

5- مؤخره

هر کدام از ما در هر لحظه از زندگی باید کاملاً شفاف و بدون خودسانسوری، بدانیم که حالا چه کار می کنیم و آیا این کاری که می کنیم در راستای اهداف بلندمدت می باشد؟ باید این سؤال را از خود بپرسیم و در پاسخ به خود صادق باشیم که ما در کدام یک از ابعاد مشغولیم و همین کاری که حالا می کنیم و کارهایی که برای امروز و این هفته خود داریم تا چه حد با اهداف برنامه های بلندمدت ما در زندگی سازگار می باشند و آیا به کارهای ضروری و غیرفوری مشغولیم؟ به طور خلاصه می توان اذعان داشت بعد از گذشت سال ها، آنچه حالا می دانیم این است که مدیریت زمان به مفهوم تمرکز بر کارهای اصلی ا ست.

http://mgtsolution.com

 *******************

بی تردید با ارزش ترین منبع در اختیار هر انسانی همواره زمان است و به نظر می رسد که اهمیت این منبع، روز به روز بیشتر و بیشتر می شود. تغییرات پی در پی محیط کسب و کار در سطح خرد و کلان، با حضور پدیده های جهانی سازی (تقاضای بزرگی برای وقت و زمان را بوجود آورده است. از سوی دیگر جهت گیری در قبال این تحولات، نیازمند کسب دانش و اطلاعات مناسب است. هرچه میزان مدیر از مسائل روز بیشتر باشد، احتمال بهره گیری از فرصت های دنیای کسب و کار نیز بیشتر خواهد بود.

به راستی چه باید کرد؟ از سویی نیاز ما امروز به استفاده از ابزارهای آموزشی و تحصیل دانش در حوزه های مختلف کسب و کار پیوسته بیشتر می شود و از طرف دیگر؛ زمان در اختیارمان روز به روز محدودتر می گردد. مردم حتی در روزهای تعطیل نیز نمی توانند کار را فراموش کرده و آن را کنار بگذارند. تکنولوژی باعث گردیده است تا در هر نقطه در دسترس باشیم.

آیا فشار، برای موفقیت در کسب و کار، این الزام را بوجود می آورد یا اعتقاد به این که وجود ما برای انجام کار حتماً لازم است؟ واقعیت این است که سخت کار کردن نه تنها متضمن موفقیت نیست، بلکه می تواند بطور معکوس موجب پیدایش استرس گردد و در نتیجه احتمال حوادث غیر مترقبه را افزایش دهد. پس مشکل کجاست و این سردرگمی از کجا نشأت می گیرد؟ چرا زمان به یک مشکل تبدیل شده است؟
برای آن که بتوانید زمان تان را بهتر مدیریت کنید باید از (مدیریت) خودتان شروع کنید. درک تفاوت بین کارایی و اثربخشی، هسته مرکزی، مدیریت زمان را تشکیل می دهد.

  • کارایی، یعنی انجام درست کارها
  • اثربخشی، یعنی انجام کار درست

بسیاری از اوقات، ما بجای تمرکز بر اثربخشی- یا به عبارت دیگر، انجام کار درست- زمان زیادی را به درست انجام دادن کار اختصاص می دهیم. آیا شما نیز تعلل می کنید؟ بسیاری از ما عادت کرده ایم تا کارها را به تأخیر بیندازیم، برخی بیشتر و برخی کمتر. برای مثال آیا شما در موارد زیر تعلل می کنید:

  • وظایف روتین کسالت باری که اکنون به کارهای عادی و روزمره تبدیل شده اند و دیگر چالش تلقی نمی شوند؟
  • تلفن های مشکل و یا تصمیمات دشواری که باید گرفته شود؟
  • کارها و یا پروژه های جدیدی که نمی دانید آنها را از کجا شروع کنید؟
  • افرادی که زندگی را بر شما دشوار ساخته اند؟

ضمن این که گاهی اوقات به تأخیر انداختن برخی کارها موجب بروز خسارت می گردد، می دانید که در نهایت نمی توانید از زیر بار آن شانه خالی کنید و دیر یا زود باید آنها را به انجام برسانید. اگر میزان انرژی، زمان و فکر خلاقی که صرف به تأخیر انداختن کارها می کنید را محاسبه نمایید، متعجب خواهید شد. تصور کنید اگر و تنها اگر آن انرژی صرف انجام کار و نه اجتناب از آن می گردید، زندگی شما تا چه اندازه آسانتر می شد!

خطر واقعی آنجا نهفته است که ما هرگز به انجام کارهایی که در زندگی کاری و از آن مهمتر در زندگی شخصی ما واقعاً اهمیت دارد، مبادرت نمی کنیم و تنها به صحبت اکتفا می نماییم و در نهایت، زمان بسیار زیادی را در این فرآیند به هدر دهیم. هرچه کارها را بیشتر به تعویق بیاندازید، مقاومت بیشتری نسبت به وظیفه مزبور در خود بوجود خواهید آورد و نقطه شروع کار برای شما دشوارتر خواهد بود. سعی کنید نکات زیر را همواره رعایت کنید:

  • اولویت بندی: کارهای مهم و فوری، فوری و مهم!
  • توجه خود را به فعالیت هایی با نرخ بازده بالا معطوف کنید.
  • دفتر یادداشت روزانه را از قلم نیاندازید.
  • گاهی اوقات، افرادی که به آنها تکیه کرده ایم، پشت ما را خالی می کنند.
  • گاه نحوه استفاده از زمان در اختیار ما توسط دیگران دیکته می شود، برای مثال، مشتریان که برای تقاضای خود به ما پیام می دهند.هیچ گاه زمان لازم برای انجام کارها را دست کم نگیرید (تخمین نزنید). همواره سعی کنید تا زمانی را برای موارد اقتضا در نظر بگیرید.
  • بیش از اندازه روی برنامه تکیه نکنید زیرا همواره امکان تغییر در شرایط وجود دارد.
  • اگر برنامه ریزی هم نکنید در واقع برای شکست خود برنامه ریزی نموده اید.
  • برنامه های بزرگ تر را به وظایف کوچک تر تبدیل کنید.
  • روی انجام کارهای لازم برای بهبود بهره وری خود تمرکز کنید.
  • با انجام یک سری فعالیت های کوچک تر، حسی از انجام کار و تحصیل نتایج در شما بوجود بیاید.
  • طمینان حاصل کنید که تمام ابزار مورد نیازتان در نزدیکی و کنار شماست. در مورد اطلاعات، مستندات و نوشت افزار مورد نیازتان فکر کنید. در صورت بی توجهی به این نکات، ممکن است مقدار قابل توجهی از وقت شما در هفته (حدود 4 ساعت)، صرف جستجو برای وسایل مورد نیاز گردد.
  • به جای نشستن خود بی توجهی نکنید. اشکال وجود ستون های کاغذ (روی میز) آن است که مغز، بصورت آگاهانه تنها می تواند در یک لحظه به روی یک گروه اطلاعات تمرکز داشته باشد. هر چقدر برگه های روی میز شما بیشتر باشد، بیشتر ترغیب می شوید تا آن ها را برداشته و بر آن ها نگاهی بیاندازید. براساس یک برآورد، افرادی که میز کار شلوغ و نامرتبی دارند، روزانه حدود 45 دقیقه از زمان خود را صرف جستجو برای برگه ها و مستندات گم شده خود می کنند.
  • در مقابل وسوسه نیمه تمام گذاشتن کارتان به روی میز مقاومت کنید.
  • وقتی که شما برگه های کاغذ دریافت می کنید، آن ها را بخوانید و تصمیم بگیرید که می خواهید با آن چه کاری انجام دهید. از تکنیک GUTS استفاده کنید:
    • آن را بدون توجه، به دیگران بدهید (Give it away).
    • آن را بکار بگیرید (Use it).
    • آن را دور بیاندازید (hrow it away).
    • آن را (به دیگری) ارجاع دهید (Send it).
  • در نزدیکی خود یک سطل آشغال داشته باشید.
  • هرگاه شک داشتید، آن را دور بیاندازید!
  • از رسیدن نامه های ناخواسته ممانعت کنید.
  • اطلاعات مورد نیازی مانند (نام ها، آدرس ها، شماره تلفن ها و ...) که همواره لازم است آنها را کنار دست خود داشته باشید.
  • برای مواردی که قرار است بطور بلندمدت مسکوت گذاشته شوند و یا لازم است بعداً پیگیری گردد، یک پرونده یادآوری ایجاد نمایید، پرونده ها را بگونه ای جدا کنید که هر روز ماه در آن مشخص شده باشد و پشت سر آن 11 پوشة دیگر برای ماههای آتی قرار گیرد.
  • اطمینان حاصل کنید که پرونده ها بر چسب خوانا و مرتب داشته باشند.
  • یک برگه فهرست (با یک رنگ متفاوت) درون پرونده قرار دهید. این کار، به شما کمک خواهد کرد تا به سرعت از محتوای آن اطلاع یافته و در زمان خود صرفه جویی کنید.
  • کار بایگانی خود را به هنگامی موکول کنید که در پائین ترین سطح انرژی خود هستید.
  • شماره تلفن های مهم را همیشه همراه خود داشته باشید.
  • شماره کارت های اعتباری را در یک جای مطمئن یادداشت کنید.
  • از کلیه تجهیزاتی که ممکن است به همراه داشته باشید، بخوبی محافظت و نگهداری کنید.
  • http://mgtsolution.com
  •  *******************



  • §         تست مدیریت زمان
  • با انجام این تست می‌توانید وضعیت خود را در حوزه مدیریت زمان کاری ارزیابی کنید. انجام این تست را به همه کارکنان و مدیران سازمانها توصیه می‌کنیم.
    • Top of Form
    • به همه پرسش ها پاسخ دهید. گزینه‌ای را که به شرایط شما نزدیکتر است انتخاب کنید:
    • §         1- هر چند وقت یکبار کار خود را به خانه می‌برید؟
    • هر روز
    • در هفته سه روز یا بیشتر
    • دو بار در هفته
    • حداکثر یک بار در هفته
    • §         2- در طول یک روز چند نفر کار شما قطع می‌کنند؟
    • شش نفر یا بیشتر
    • چهار یا پنج نفر
    • دو یا سه نفر
    • حداکثر یک نفر
    • §         3- در هفته چند ساعت از وقت خود را صرف فعالیت‌هایی غیر کاری (مانند تفریح، ورزش، امور اجتماعی و غیره) می‌کنید؟
    • سه ساعت یا کمتر
    • چهار تا پنج ساعت
    • شش تا نه ساعت
    • ده ساعت یا بیشتر
    • §         4- در روز چه مدت از وقت کاری خود را صرف مراودات اجتماعی (مانند وقت استراحت یا صرف چای، صرف ناهار، بازدید طولانی مدت با دیگران) می‌کنید؟
    • دو ساعت یا بیشتر
    • 60 تا 90 دقیقه
    • 15 تا 45 دقیقه
    • کمتر از 15 دقیقه
    • §         5- چند بخش مجزا از کار معمولاً در طول روز روی میز شما قرار دارد؟
    • سه یا بیشتر بخش
    • دو بخش
    • یک بخش
    • کاری روی میز نیست
    • §         6- چه مقدار از کار خود را تفویض می‌کنید؟
    • خیلی کم
    • حدود 25 درصد
    • 40 تا 50 درصد
    • بیشتر از 50 درصد
    • §         7- در طول روز چند بار با دیگران به صورت تک به تک در مورد انجام کار صحبت می‌کنید؟
    • هیچ بار
    • یک بار
    • دو بار
    • بیشتر از دو بار
    • §         8- در طول هفته چند ساعت را با دیگر کارکنان صرف آموزش و توسعه کاری می‌کنید؟
    • زمانی را صرف این کار نمی‌کنم
    • کمتر از یک ساعت
    • یک یا دو ساعت
    • سه ساعت یا بیشتر
    • §         9- در طول روز چند بار تصمیم‌گیری‌ها را به تعویق می‌اندازید؟
    • اغلب
    • گاهی اوقات
    • به ندرت
    • هیچ گاه
    • §         10- در طول روز چند بار به یک برگ کاغذ دست می‌زنید پیش از آنکه کار مربوط به آن را انجام دهید؟
    • چهار بار یا بیشتر
    • سه بار
    • دو بار
    • یک بار
    • §         11- هر چند وقت یکبار موعدهای کاری خود را تمدید می‌کنید؟
    • تقریباً اغلب اوقات
    • گاهی اوقات
    • به ندرت
    • فقط وقتی که دلیل قانع‌کننده وجود دارد
    • §         12- کارهای همراه با جزئیات را چگونه انجام می‌دهید؟
    • همه آن را خودم انجام می‌دهم ـ این کارها را دوست دارم
    • بیشتر آن را خودم انجام می‌دهم
    • بخشی از آن را تفویض می‌کنم
    • بیشتر آن را تفویض می‌کنم
    • §         13- هر چند وقت یک بار اهداف فردی و اهداف واحد سازمانی را با زیردستانتان تنظیم و بازنگری می‌کنید؟
    • دو بار در سال
    • فصلی
    • ماهانه
    • هفتگی
    • §         14- هر چند وقت یکبار یک لیست «انجام کارها» تهیه می‌کنید و آن را اولویت بندی می‌کنید؟
    • ماهانه
    • هر دو هفته
    • هفتگی
    • روزانه
    • §         15- چه مقدار از کارتان را انجام می‌دهید (به دلیل اینکه واقعاً می‌خواهید آن را انجام دهید)؟
    • حدود 5 درصد
    • کمتر از 50 درصد
    • حدود 75 درصد
    • تقریباً همه آن را
      • §Bottom of Form
 
 
 

 *******************

 آیا شما کارهایتان را به تعویق می اندازید؟

 

آیا شما هم اهل به تعویق انداختن کارها هستید؟ این تست شامل عادات اصلی است که این گونه افراد دارند. با انتخاب گزینه های «بله» یا «خیر» تعیین کنید که آیا هر یک از وضعیت های مطرح شده در مورد شما صادق است یا خیر.

به همه پرسش‌ها پاسخ دهید.

1- وقتی کاری برایم پیش می آید بستگی به حوصله ام دارد که همان موقع انجام دهم یا خیر.

بله

خیر

2- عادت دارم برای انجام کارهایم آن ها را به بخش های کوچکتری تقسیم کنم.

بله

خیر

3- من ساعات بالا بودن روحیات خود را می شناسم.

بله

خیر

4- بیشتر در انجام دادن و به ثمر رسیدن کارهایم به معجزه اعتقاد دارم.

بله

خیر

5- اگر جزئیات کاری برایم کاملا مشخص نباشد آن را انجام نمی دهم.

بله

خیر

6- عادت دارم چند کار را با هم و همزمان انجام دهم.

بله

خیر

7- فضایی را که قرار است کاری در آن انجام دهم اول مرتب می کنم.

بله

خیر

8- شروع و خاتمه کارم را زمان بندی می کنم.

بله

خیر

9- از دیگران می خواهم وظایفم را به من تذکر دهند و از آن استقبال می کنم.

بله

خیر

10- برنامه خاصی برای تشویق خود دارم.

بله

خیر

http://mgtsolution.com

 ********************

راههای طلایی برای مدیریت زمان

 

همیشه پیش خود فکر می‌کنیم که غافلگیر زمان می‌شویم، چرا برای ما این اتفاقات بیشتر رخ می‌دهد و نه دیگران؟ چرا زمانی که آمادگی این اتفاقات را داریم رخ نمی‌دهند؟ و زمانی پیش می‌آیند که آمادگی آن را نداریم؟

 

همیشه پیش خود فکر می‌کنیم که غافلگیر زمان می‌شویم و زمان آن طور که باید و شاید به ما اجازه نمی‌دهد کارهای که در ذهن و شاید حتی در رویاهای خود می‌پرورانیم به انجام برسانیم. بهترین فرصت‌ها و یا بدترین آنها همیشه زمانی رخ می‌دهد که انتظار و امادگی‌اش را نداشته‌ایم. حتما شما هم با چنین موقعیت‌های دشواری روبه رو شده‌اید و توضیحات گفته شده را به راحتی درک می‌کنید‌. چرا چنین می‌شود؟ چرا برای ما این اتفاقات بیشتر رخ می‌دهد و نه دیگران؟ چرا زمانی که آمادگی این اتفاقات را داریم رخ نمی‌دهند؟ بلکه زمانی پیش می‌ایند که آمادگی آن را نداریم؟

پاسخ همه‌ی این سئوالات در بحثی به نام "مدیریت زمان" نهفته است.مدیریت زمان یعنی چی؟ و این بحث به چه معناست؟ یعنی اینکه از فرصت‌های و لحظه‌هایی که داریم بهترین استفاده را داشته باشیم، حتی زمانی که منتظر چنین پیش‌امدی نباشیم. شاید این صحبت‌ها به نظرتان تکراری باشد اما یک تفاوت دارد و آن این است که راه کارهایی ارائه داده‌ایم تا شما بتوانید از زمان خود استفاده بهینه داشته باشید:

1. لازمه‌ی و شرط اصلی مدیریت زمان این است که شما هدف‌های اصلی زندگی خانوادگی و شخصی خود را مشخص کنید و بهترین روش این است که هدف‌تان را بنویسید و در این امر برنامه‌ریزی، دقت و تلاش زیادی را به خرج دهید تا بتوانید به اهداف خود نایل شوید چون اگر یکی از عامل‌های گفته شده نباشد در راه سر در گم خواهید شد.

 2 . رسیدن به هر هدفی حتی خیلی کوچک نیاز به زمان مناسب دارد و به تدریج صورت می‌گیرد، اگر تلاش لازم را انجام می‌دهید ولی به نتیجه‌ای که می‌خواهید نمی‌رسید، ناراحت و نگران نشوید به تلاش خود ادامه دهید. تلاش‌های ما همانند مثال یک درخت و باغبان آن است. ما باغبان و تلاش‌هایمان مانند یک درخت است. باغبان درخت خود را آبیاری می‌کند، مواظب آن است تا در فصل مناسب از میوه‌های درختش استفاده کند و انتظارات خود را برای فصل تابستان نگه می‌دارد و این امید را ندارد که درختش در فصل زمستان به او میوه بدهد. پس شما هم تلاش خود را بکنید اما منتظر باشید تا زمان باروری درختتان فرا برسد.

 3. رسیدن به هر هدف نیازمند انجام چندین فعالیت کوچکتر است. شما باید چندین قدم کوچکتر را بردارید تا به اهداف بالاتری برسید. تلاش می‌کنیم ریز..ریز همانند ابر که همه می‌دانیم ابر حاصل تلاش قطره قطره‌های اب است تا تبدیل به ابری پربار می‌شود. پس یادمان باشد برای پر بار شدن ابر باید از قطره قطره‌های اب شروع کنیم.

4. بدون داشتن هدف‌های قابل وصول و مشخص شما نمی‌توانید درباره مدیریت زمان خود تصمیم بگیرید. پس هدف‌هایی را در نظر داشته باشید که بتوانید به آنها برسید، نکته‌ی مهمی که در اینجا حائز اهمیت است این است که در حد تلاشتان، رزو و هدف داشته باشید نه کمتر نه بیشتر. زیرا اگربیشتر از تلاشتان ارزو داشته باشید چون به آنها نمی‌رسید دچار سرخوردگی و افسردگی خواهید شد.

 5. برنامه‌های زمانی در خانواده تا حدودی به برنامه‌های زمانی یکایک اعضای خانواده بستگی دارد. اگر برنامه‌ریزی و هدفی برای زندگی شخصی و خانوادگی خود دارید این کار مستلزم همکاری و یاری تمام اعضای خانواده است.

6. اگر هدفی را دارید که گروهی است و لازمه‌ی آن تلاش تمام اعضای گروه استمتناسب با توان خود و اعضای گروه گام بردارید نه خیلی سریع نه کند.

7. اولویت‌ها در یک زمان تغییر پذیرند ولی لازم است در هر زمانی اولویت‌ها را بازنگری کنید و تغییر دهید. گاهی تلاش‌های شما فراتر از آن که پیش بینی می‌کردید می‌رود پس در این جا و در این مرحله باید تغیری دراهداف خود ایجاد کنید. و یا بر عکس متوجه می‌شوید که قادر به تلاش در این حد نیستید پس در اهداف خود یک باز نگری داشته باشید.

 8 . از همسرتان و یا والدین خود انتظارات افراطی نداشته باشید. به طور کلی افراد کمال طلب آماده مساحمه و اتلاف وقت هستند. این گونه از افراد با ادعای اینکه کسی به آنها کمک نکرده و زمینه موفقیت آنها را فراهم نکرده است کارهای خود را توجیح می‌کنند. درسته که کمک و مساعدت دیگران در موفقیت‌های ما نقش دارد اما این نقش تا حدودی اهمیت دارد و بیشتر درصد موفقیت به تلاش‌های خود فرد بستگی دارد.

9 . برای برنامه‌ریزی بهتر اوقات خود نیاز به توجه به خود، همسر و یا افرادی که می‌توانند به شما کمک کنند دارید. زیرا تشویق و دلداری و مساعدت دیگران نقش بسزایی در پیشرفت سریع تر شما دارد .

10 . سعی کنید بعضی از باورهای نادرست درباره مدیریت ناکارآمد زمان را در ذهن خود از بین ببرید. مثلا خیلی از افراد می‌گویند از فلان روز یا از فلان تاریخ شروع می‌کنم به درس خواندن، شروع می‌کنم به کار کردن یا.. نه اینها همه باورهای غلط است. از همین امروز تصمیم بگیرید و تلاش خود را شروع کنید به امید آینده‌ای واهی نباشید. چون اگر منتظر چنین روزی باشید هیچ وقت، چنین روزی فرا نمی‌رسد.

11 . در گذشته توقف نکنید و افق‌های زیبایی را برای خود ترسیم کنید. تنها از گذشته خود درس بگیرید و به عنوان موتوری برای حرکت به جلو از آن استفاده کنید نه برای حرکت به عقب.

12. این باور را درخود ایجاد کنید که شما مسئول زندگی و اعمال شخصی خود و خانواده تان هستید. بعضی از افراد عادت دارند همیشه مشکلات و سختی‌های که برایشان در جریان زندگی پیش می‌آید را به گردن دیگری می‌اندازند برای اینکه خود را تبرئه کنند راهی بهتری از این را نمی‌شناسند. اگر متاهل باشند، تقصیرات را به گردن همسر خود می‌اندازند، و اگر مجرد باشند، پدر و مادر خود را مسئول تمامی این مشکلات می‌دانند. اما این موضوع ا را باور کنید که تنها شما و شما هستید که مسئول تمامی مصائب و مشکلات زندگی خود هستید. پس برای حل آنها باید خودتان به تنهایی گام بردارید.

http://www.seemorgh.com

  *******************